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Wenn du „Hybrid Meeting Technik“ googelst, bekommst du 267.000.000 Ergebnisse angezeigt. Das zeigt deutlich, dass diese technischen Möglichkeiten in unserer Geschäftswelt angekommen sind. Super! Suchst du aber zum Beispiel nach „Wie organisiere ich ein Hybrid Meeting inhaltlich?“ sind es „nur“ 91.400 Treffer. Deshalb hier nun der von aller Welt schon sehnsüchtig erwartete Blogbeitrag von uns: Hybrid Meetings – so klappt es onsite und online!

Offensichtlich glauben viele, dass es nur die technischen Voraussetzungen braucht und dann funktioniert der Rest auch schon irgendwie. Falsch! Die Qualität eines Meetings hängt maßgeblich von der Sorgfalt und der Zeit ab, die du im Vorfeld investierst. Deshalb interessiert Technik uns heute nur in zwei Zusammenhängen: Zum ersten muss sie funktionieren (wohl dem, der eine gute IT-Abteilung hat). Und zum zweiten musst du sie beherrschen. Und da wären wir auch schon beim ersten Learning zum Thema Hybrid Meetings: 

Learning Nr. 1: Checke deine Technik im Vorfeld!

Nichts ist nerviger, als wenn du an einem Hybrid Meeting teilnimmst und der Moderator beherrscht die Technik nicht. Und damit meine ich nicht eine kleine Panne zwischendurch – das kann jedem passieren -, sondern eine absolute Unkenntnis der technischen Möglichkeiten. Echt, man kann den Bildschirm teilen? Was sind nochmal Breakout Rooms? Wie bekomme ich den Beamer mit dem Notebook verbunden?

Diese Dinge sind nicht nur für die Teilnehmer ärgerlich, sondern auch für dich als Moderator selbst, denn du kannst damit deiner eigentlichen Rolle gar nicht gerecht werden.

Beschäftige dich also nicht erst zu Beginn des Meetings mit den richtigen Klicks, sondern übe das im Vorfeld, damit du souverän agieren und dich wirklich auf die inhaltlichen Aspekte des Meetings konzentrieren kannst.

Learning Nr. 2: Ziel und Setting deines Meetings müssen passen

Auch wenn es wichtig ist, dass du mit der Technik umgehen kannst: Das Setting des Meetings wird nicht durch die Technik bestimmt, sondern durch deine Zielsetzung. Wenn ihr also beispielsweise einen externen Teilnehmer zuschaltet, der vorwiegend inhaltlichen Input geben soll, kann man die Mitarbeiter, die vor Ort sind im Besprechungsraum versammeln und den Externen per Beamer zuschalten. Da handelt es sich mehr um eine Art „Frontalunterricht“, ähnlich wie bei einem Vortrag. Wenig Interaktion, viel Information an eine Gruppe. Hier ist die Beamerlösung goldrichtig.

Wollt ihr aber mit einer Gruppe wirklich aktiv arbeiten, macht es vielleicht mehr Sinn, wenn jeder am eigenen PC sitzt, um beispielsweise seinen Bildschirm teilen zu können oder auf andere Informationen aus seinem Laufwerk zugreifen zu können. Die Software mit der ihr arbeitet, ist da relativ unerheblich, aber die „Hoheit“ über den eigenen PC ist hier ein wichtiges Arbeitsmittel, das zu einem reibungslosen Ablauf des Meetings beitragen kann. 


Learning Nr. 3: Welche Gruppengröße macht Sinn?

Von der Zielsetzung deines Meetings hängt natürlich auch die Gruppengröße der Besprechung ab. Geht es eher um den Konsum von Informationen, die vorwiegend von einem der Beteiligten vorgetragen werden, können es auch durchaus ein paar Teilnehmer mehr sein. Geht es aber um ein intensives Arbeiten miteinander, werden Gruppengrößen, die mehr als acht Personen umfassen, schon eher schwierig.

Diese Frage solltest du dir übrigens bei jedem Meeting stellen, egal ob Hybrid oder nicht. In der Psychologie kennt man den sogenannten Ringelmann-Effekt. Demnach sinkt – ganz vereinfacht gesagt – die Produktivität mit der Zunahme an Teammitgliedern.

Überlege deshalb im Vorfeld gut, wer am Hybrid Meeting teilnehmen soll und wer nicht. Und achte auch darauf, deine Entscheidung so transparent wie möglich zu machen. Wenn nämlich bei einigen Kollegen der Eindruck entsteht, dass du sie „ausbootest“, ist das Gift für deine Teamatmosphäre. Stattdessen könntest du überlegen, Meetings zu teilen oder andere kreative Lösungen zu finden. Du merkst: Hier sind Fingerspitzengefühl und gesunder Menschenverstand gefragt.

 

Learning Nr. 4: Die Kalendereinladung als guter Einstieg

Auch bei Hybrid Meetings ist es wichtig, dass Teilnehmer wissen, um was es geht und was von ihnen erwartet wird. Schick deshalb nicht einfach nur eine Zwei-Zeilen-Kalendereinladung, sondern gib TOPs für das Meeting vor und sende eventuell auch schon Unterlagen im Vorfeld mit. Je besser die Vorbereitung aller Teilnehmer, umso besser die Ergebnisse am Schluss.

 

Learning Nr. 5: Interaktion & Einbindung

Sorge für Interaktion! Nichts ist schlimmer, als wenn zugeschaltete Teilnehmer nur stille Beobachter sind oder kaum die Möglichkeit haben, sich in die Vor-Ort-Diskussion einzuschalten. Oder wenn die Mitarbeitenden onsite nicht zu Wort kommen, weil die Online-Fraktion ständig dazwischen ruft.

Es macht deshalb Sinn, zu Beginn des Meetings klare Regeln festzulegen, zum Beispiel, dass du als Moderator das Wort erteilst oder zumindest regulierend eingreifst, falls die Diskussion zu unübersichtlich wird. Zur Not kannst du auch einzelne Teilnehmer stummschalten, aber das kann natürlich nur ultima ration sein. Wir sind ja Gott sei Dank nicht beim Fernsehduell zwischen Donald Trump und Joe Biden.

Auch hier gelten die gleichen Regeln wie für gute Präsenzmeetings: Nimm deine Moderationsrolle ernst! Es ist deine Aufgabe als Moderator darauf zu achten, dass alle eingebunden sind und gehört werden.

 

Learning Nr. 6: Gibt es weitere gute Hilfsmittel?

Nutze Möglichkeiten wie Chats oder Breakout Rooms, um dein Meeting noch effektiver zu gestalten. Durch den Chat können Teilnehmer zum Beispiel Rückfragen stellen. Diese geraten dann nicht in Vergessenheit und du hast als Moderator die Chance, am Ende einer Session nochmals darauf zurückzukommen.

Breakout Rooms bieten dir die Möglichkeit, eine Gruppe im Rahmen des Meetings nochmals zu teilen. Das macht Sinn, wenn ihr zum Beispiel in Kleingruppen für einen begrenzten Zeitrahmen konkrete Probleme bearbeiten wollt, die dann später im Gesamtmeeting vorgestellt werden können.

Hier lohnt es sich, auf dem Laufenden zu bleiben, denn die technische Entwicklung ist rasant. Es gibt immer mehr clevere Tools, die uns allen das Leben leichter machen.  

 

Learning Nr. 7: Dokumentation & feedback

Sorge auch beim Hybrid Meeting für Verbindlichkeit und dokumentiere die Ergebnisse, zum Beispiel als klassisches Protokoll oder als Präsentation. Du solltest dir auch ein kurzes feedback der Teilnehmer einholen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was du tun musst, um deine Teilnehmer wirklich davon zu überzeugen: Hybrid Meetings – so klappt es onsite und online!

Du kannst dir auch überlegen, ob du das Meeting mit einem gemeinsamen virtuellen Kaffee beschließt. Einfach um dem Meeting auch einen Touch sozialer Zusammenkunft zu geben. Denn bei aller Begeisterung für die technischen Möglichkeiten: Virtuelle Zusammenkünfte sind keine persönlichen Treffen und werden diese auch nie komplett ersetzen können. Aber sie sind in Zeiten wie diesen eine tolle Alternative und oft besser als ihr Ruf.

Und egal ob online oder onsite, du weißt ja: Nie ohne dein Team!

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