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Hybride Meetings erfolgreich gestalten. Wie geht das? Was ist das eigentlich, ein hybrides Meeting? Und wofür braucht man das?

In Zeiten der Pandemie haben sich vor allem virtuelle Meetings als Heilmittel für mangelnde persönliche Absprachen etabliert. Das heißt: jeder der Teilnehmer an seinem eigenen Standort, am eigenen PC und alle haben die gleichen Voraussetzungen. Das funktioniert meist mit etwas Routine ganz gut. Was jedoch, wenn es um komplexere Themen geht, ganze Workshops, die unmöglich innerhalb von 45 Minuten virtuell abgehandelt werden können?

Genau dann gibt es zwei Möglichkeiten: Präsenz- oder Hybridveranstaltung.

Wo persönliche Begegnungen nicht möglich oder nicht gewollt sind, werden Hybridveranstaltungen somit immer relevanter.

Hybride Meetings erfolgreich gestalten, aber wie?

Hybride Meetings sind eine Mischung aus Präsenzveranstaltung und Onlinemeeting. Ein Teil der Teilnehmer sitzt präsent im Meetingraum zusammen oder demonstriert persönlich gemeinsam am Schulungsfall, während ein anderer Part der Gruppe vor dem PC teilnimmt.

Das bietet natürlich die Möglichkeit, viele Interessenten unkompliziert ins Meeting zu holen ohne Reiseaufwand und -zeit akribisch planen zu müssen. Darüber hinaus besteht bei dieser Art der Kommunikation die einfache Form einer Dokumentation per Live-Mitschnitt und ist somit jederzeit reproduzierbar. Besonders junge Kolleginnen und Kollegen werden mit diesen Möglichkeiten gut zurechtkommen.

Kehrseitig allerdings ergibt sich eine große Schwäche von Hybridmodellen in der gegebenen Unterschiedlichkeit der Teilnehmer. Die gilt es auszugleichen, um allen eine gleichberechtigte Teilnahme am Event zu ermöglichen. Der Organisationsaufwand eines guten hybriden Meetings ist daher deutlich höher als bei klassischen oder auch rein virtuellen Meetings.

Technik über Technik

Um hybride Meetings erfolgreich zu gestalten, bedarf es auch einer soliden Technik. Ähnlich einer rein virtuellen Besprechung sind Kamera-, Licht- und Tontechnik die Voraussetzung für gutes und verständliches Miteinander. Darüber hinaus jedoch ist in einem hybriden Setting auf Weiteres zu achten. So kann es sich durchaus anbieten, einen Kollegen zur reinen Regie einzuplanen um verschiedene Kameras anzusteuern. Denn gerade in großer Präsenzrunde ist es hilfreich, wenn der sprechende Kollege oder die sprechende Kollegin im Großbild angezeigt wird. Gängige Regie-Software, wie zum Beispiel OBS, leisten dabei leicht Abhilfe und sind intuitiv in Zoom, Teams oder andere Konferenztools integrierbar.

Ist das Budget für hochwertige Meetingtechnik etwas höher, empfiehlt es sich auf die neuesten Innovationen in der Kameratechnik zu setzen. So bietet Logitech beispielsweise intelligente Systeme, die erkennen welcher Kollege gerade spricht, um die Kamera automatisch auszurichten und einzuzoomen.

Mit geplanter Gesprächsführung zum Erfolg

Eine Besprechung, die auf mehreren (virtuellen) Ebenen stattfindet, stellt besonders hohe Ansprüche an eine gute Gesprächsführung, denn jeder will in gleichem Maße berücksichtigt und gefördert werden. Daher ist es grundsätzlich zu empfehlen, einen Mitarbeitenden als Co-Host zu bestimmen, der alle Arbeiten rund um Chat, Regie und Support abfängt. Damit kann sich der Moderator voll und ganz auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren. Dazu gehören eine klare Themenstrukturierung und Blockbildung im Inhalt. Nur mit gut gesetzten Pausen und strukturiertem Input wird es gelingen, Müdigkeit und Langatmigkeit entgegenzuwirken. Damit einhergehend ist der Host für ein gesundes Energielevel im Meetingraum verantwortlich. Flacht die Energie ab, gilt es Impulse und Pausen zu setzen. Impulse können gerne im Sinne von Interaktion  verstanden werden. Integration von Kollaborationstools wie Mentimeter oder Whiteboards (Google Jamboard, Mural, Miro) können dabei helfen, alle Teilnehmer auf gleiche Weise anzusprechen, egal wo sie sich befinden.

TeamTipp:

Weise jedem externen Meetingteilnehmer ein Tablet sowie einen Paten im Präsenzraum zu. So kann jeder Einzelne wirklich in Person am Meeting teilnehmen. Wenn das Tablet nun noch auf ein mobiles Stativ montiert wird, könnt ihr komplett auf Augenhöhe miteinander sprechen. Der Tablet-Pate nimmt seinen Kollegen mit in Kleingruppen oder zum Pausenbuffet. Das macht auch noch Spaß!

Planung ist Trumpf

Ihr seht, im hybriden Umfeld können Veranstaltungen deutlich komplizierter werden als einfach nur präsent oder mit allen im virtuellen Raum. Es gilt die extrem unterschiedlichen Voraussetzungen so herunterzubrechen, dass ein möglichst einheitliches Erlebnis für alle Teilnehmenden geschaffen werden kann. Das gelingt mit einer Mischung aus guter Vorbereitung, gewissenhaftem Einsatz von Online-Tools und Technik sowie einer organisierten und aufmerksamen Gesprächsführung.

Wir wünschen viel Vergnügen und Erfolg bei der Gestaltung deiner Hybridveranstaltung! Tipps, Support und Ideen bekommst du jederzeit auch bei deinen Teammentoren – let’s talk!

#nieohnedeinteam