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„Back to office“ heißt nicht „back to normal“

Inzidenzwerte und Fallzahlen gehen zurück, die Anzahl an geimpften Personen steigt. Aber eines ist klar: „Back to office“ heißt nicht „back to normal“. Weder auf Unternehmensseite noch aus Mitarbeitersicht betrachtet. Die Pandemie hat hier Spuren hinterlassen – im positiven wie im negativen Sinn. Von der anfänglichen Homeoffice-Pflicht geht es nun wieder zurück in die Büros. Du willst wissen, worauf es gerade jetzt in der Umbruchphase ankommt? So planst du die Rückkehr aus dem Homeoffice.

Was ändert sich aus Sicht der Unternehmen?

Schauen wir zuerst auf die Unternehmenssicht: Die Technik ist mittlerweile kein Problem mehr. Notebooks sind in ausreichender Zahl vorhanden und mit Tools wie MS Teams, Google Drive, Zoom, Miro, Trello und wie sie alle heißen hat sich auch eine annähernd gute Zusammenarbeit eingespielt. Remote zu arbeiten gelingt mittlerweile sehr gut. Dafür haben sich in anderen Bereichen tiefgreifende Änderungen ergeben.

Der Führungsstil im Homeoffice ist ein ganz anderer geworden als in Präsenzzeiten (was grundsätzlich beim Thema Führung interessant ist, findest du in diesem Blogbeitrag). Eben mal ins Büro nebenan gehen, das funktioniert nicht mehr. Da müssen Zeitslots geplant werden und auch die bilaterale Kommunikation mit dem einzelnen Teammitglied funktioniert auf einmal anders. Da braucht es auch mal ein Telefonat, um zu erfahren, was mein Mitarbeiter gerade von mir als Führungskraft braucht. Führungskräfte, die bislang vor allen Dingen auf Micro-Management gesetzt haben, kommen mit der neuen Situation deutlich weniger klar. Stattdessen ist Vertrauen gefragt.

Und als Arbeitnehmer*in?

Das hängt sehr stark von der Situation ab, die ich im Home Office vorgefunden habe. Wenn ich in einer Zwei-Zimmer-Wohnung ohne eigenes Arbeitszimmer lebe und unter Umständen noch mit der Betreuung von Kleinkindern und Home Schooling konfrontiert bin, dann werde ich das anders empfinden als wenn ich eine hervorragende Infrastruktur habe, während die Kinder betreut sind oder ich den Küchentisch nicht mit meinem Partner oder meiner Partnerin teilen muss, weil bei ihm oder ihr auch Home Office angesagt ist. Dementsprechend werde ich auch aufgeschlossener sein ins Büro zurückzukehren – oder eben nicht.

Wir gehen davon aus, dass hybride Modelle die (nahe) Zukunft bestimmen werden. Laut einer Umfrage von SurveyMonkey geben 72 % der Befragten an, dass es an ihrem Arbeitsplatz künftig flexiblere Richtlinien zur Arbeit von zu Hause geben wird.

Gleichzeitig wollen aber auch 66% wieder zurück an den Arbeitsplatz. Denn auch die Nachteile des Home Office schlagen mit fortwährender Dauer immer mehr zu Buche: soziale Isolation, zu wenig Pausen, man findet kein Ende.

Wie plane ich eine Back to office-Strategie?

Wie gehe ich nun als Führungskraft damit um, wenn es darum geht, die Back-to-office Strategie mit meinem Team zu planen?

Die zentrale Frage ist: Welches Modell passt zu meiner Unternehmenskultur? Es geht nicht darum, was andere machen oder wie hoch der organisatorische Aufwand für dieses oder jenes Modell ist. Es muss immer darum gehen, was Teil der Unternehmens-DNA ist. Dabei spielt eine Rolle, in welcher Art von Unternehmen du arbeitest: Ist persönlicher Kundenkontakt vor Ort unabdingbar? Brauchen wir persönliche Kontakte, um gemeinsame Kreativität zu entwickeln? Gibt es Berufsgruppen, die gut von zu Hause arbeiten können und andere eher in Präsenz? Entstehen dadurch Gräben im Unternehmen, die ich eigentlich vermeiden will? Wohin wollen wir uns als Organisation entwickeln und wie kann die Art des Arbeitens diese Entwicklung unterstützen? Fragen dieser Art sollten immer zu Beginn einer Analyse stehen.

Im zweiten Schritt macht es Sinn, bei den Mitarbeiter*innen nachzuhören, was sie sich wünschen. Hier gibt es von SurveyMonkey ein sehr sinnvolles Template, mit dem du direkt starten kannst. Eine Alternative dazu sind Team- oder Einzelgespräche um zu erfahren, wie Mitarbeitende sich den künftigen Büroalltag vorstellen. Voraussetzung ist natürlich, dass seitens der Geschäftsführung die Bereitschaft da ist, diese Ergebnisse auch einfließen zu lassen. Nichts ist demotivierender als eine Pseudo-Einbindung der Belegschaft. Wenn du die Antworten nicht hören willst, dann frag lieber erst gar nicht.

Alle über einen Kamm scheren?

Meistens wirst du Teammitglieder haben, die gerne wieder ins Büro kommen, während andere lieber mehr Zeit im Homeoffice verbringen wollen. Das hängt einerseits von der Tätigkeit und andererseits stark von der Persönlichkeit des/der jeweiligen Mitarbeiter*in ab. Da geht es darum, die Teamkonstellation so zu gestalten, dass die Bedürfnisse von Geschäftsleitung, Führungskraft und Team gleichermaßen erfüllt werden.

Hier solltest du auch genau schauen, wie dein Eindruck von den einzelnen Teammitgliedern während der Zeit im Homeoffice war. Wenn du den Eindruck hattest, dass jemand bei der Arbeit von zu Hause aus weniger produktiv ist, Pausen vernachlässigt oder abends kein Ende findet, sollte das offen kommuniziert werden. Es ist wirklich wichtig, hier jedes einzelne Individuum mit seinen Bedürfnissen, Stärken und Herausforderungen in den Blick zu nehmen, um die bestmögliche Ausgestaltung des jeweiligen Modells hinzubekommen. Das braucht vielleicht etwas mehr Vorbereitung, sorgt aber letztendlich für ein zufriedenes, motiviertes Team und damit bessere Ergebnisse.

Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

Büros werden sich verändern: Mehr Abstand, freie Platzwahl und gleichzeitig ThinkTanks und Räume für kreativen Austausch. Gerade für größere Unternehmen stellt sich auch die Frage einer Kostenersparnis durch die Verringerung von Büroraum, wenn nicht alle Mitarbeiter*innen gleichzeitig im Büro sind. Ähnlich wie die Digitalisierung von der Pandemie profitiert hat, könnten auch neue Bürokonzepte nun einen Schub bekommen. Auch hier gilt die Maxime: Entscheidend ist, was zum Unternehmen passt. Es muss im Büro immer die Möglichkeit zu deep dive geben, wo ich konzentriert arbeiten kann und zu kreativem Austausch, wenn Menschen zusammenfinden. Weitere Anregungen zum Thema „Büro der Zukunft“ findest du hier bei den Avantgarde Experts. Auch hier gilt: Mach dein Team zum Ideengeber! Überlegt gemeinsam, wie ihr in Zukunft auch räumlich zusammenarbeiten wollt.

Masken, Abstand, Lüften & Co.

Das Thema Hygienekonzepte hängt immer stark von den jeweils aktuellen politischen Vorgaben ab. Grundsätzlich solltest du auch nach der Pandemie gewisse Standards etablieren, zum Beispiel durch fest installierte Desinfektionsspender, kostenlose MNS-Masken (vielleicht als Gimmick sogar personalisiert oder mit deinem Brand?), einen regelmäßigen Lüftungsturnus, festgelegte Laufwege, Luftfilteranlagen oder eine Bestuhlung, die Abstand zulässt.

Einiges wird sich aus den Überlegungen zur (Um)Gestaltung der Büroräume sowieso ergeben, anderes hängt stark von den Erfahrungen während der Pandemie ab. Die Maßnahmen gehören in regelmäßigen Abstand auf den Prüfstand, um zu entscheiden, was zeitweise weitergeführt wird, was nicht mehr gebraucht wird und was wirklich auf Dauer beibehalten werden soll.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen

Schließlich spielt natürlich auch die rechtliche Ausgestaltung der verschiedenen Modelle eine Rolle. Was muss zum Thema Homeoffice im Arbeitsvertrag verankert werden? Was sind die Unterschiede zwischen Homeoffice und Mobilem Arbeiten? Wird die Büroausstattung vom Arbeitgeber finanziert? Wie ist Arbeits- und Datenschutz im Homeoffice geregelt? Erste Einblicke findest du in diesem Artikel bei Haufe.de, allerdings sollte bei Streitfragen immer auch ein/e Anwält*in konsultiert werden.

So planst du die Rückkehr aus dem Homeoffice

Der Weg zurück ins Büro ist nicht weniger kompliziert als der ins Homeoffice zu Beginn der Pandemie. Neu ist, dass sich daraus auch Chancen ergeben, neue Wege der Zusammenarbeit zu finden und die Möglichkeit zu Veränderung zu nutzen.

Mit unserem „Back to office Guide“ haben wir ein Tool entwickelt, das einen Überblick über die anstehenden Fragen bietet. Auf dieser Grundlage kann jedes Unternehmen seine ganz individuellen  Fragen und Herausforderungen auf dem Weg in einen neuen, veränderten Büroalltag strategisch planen und umsetzen. Welcome back!